Tratamiento de datos

GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S., es la matriz de un sólido grupo empresarial dedicado a la comercialización de bienes y servicios especialmente de belleza, y formación profesional; se encuentra integrada por 6 empresas colombianas cuya razón de ser es la prestación efectiva de servicio al cliente y generación de valor social.

Nuestra política de Tratamiento de Datos Personales, define los lineamientos generales para la protección y tratamiento de los datos personales de los Clientes, Proveedores, Contratistas, Afiliados y terceros, en virtud del desarrollo de las actividades comerciales vinculadas con la Tienda virtual almacensandra.com.co, aplicativos móviles y demás canales de venta del GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S.

Ahora bien, GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S. ha decidido actualizar su Política de Tratamiento de Datos Personales y adoptar de forma voluntaria la presente Política de Protección Datos Personales, en la cual se establecen las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como empresa de comercialización de bienes y servicios, tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

En la actualidad, GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S es la entidad responsable del tratamiento de sus datos personales, ya que recibe esta información a través de los formularios en su sitio web o aplicación móvil y en Cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, adopta y hace público a todos los interesados el presente documento que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento de la legislación colombiana correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, el presente documento servirá como referencia para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y sus empresas integradas., contribuyendo al correcto conocimiento y garantía del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y para que esta Política pueda ser utilizada en diferentes ámbitos de aplicación.

Datos de identificación: GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S., se encuentra identificada con el NIT 900.661.257.

Datos de contacto: Calle 25 # 18-85 de la Ciudad de Sincelejo-Sucre (Colombia), línea nacional (57) (605), 3854378 (opción 1), WhatsApp (+57) 310 4086712, PQRS@gruposandra.com

• Compañías Vinculadas: Persona Natural o Jurídica que actuarán como Responsables bajo su política de tratamiento, para la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, actualización, circulación, supresión, transferencia, transmisión y, en general, cualquier operación o conjunto de operaciones en y sobre los datos personales, entendidos como cualquier información vinculada o que pueda asociarse a usted como Titular. Vinculo al cuadro de compañías.
• Empresas integradas: Persona Natural o Jurídica que hacen parte del Grupo Empresarial Sandra S.A.S.
• Aliado Comercial: Persona Natural o Jurídica que comercializa u ofrece productos y/o servicios que permiten mejorar la oferta de valor como, por ejemplo, entidades financieras, aseguradoras, establecimientos de comercio al por menor, entre otros.
• Autorización: Se refiere al consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que GRUPO EMPRESARIAL SANDRA., y eventualmente otras empresas vinculadas o sus Encargados lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del Titular.
• Autorizado: Significa todas las personas que, bajo responsabilidad de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA o las Compañías o sus Encargados pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.
• Aviso de Privacidad: Se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA., que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
• Base de Datos: Consisten en un conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.
• Dato Personal: Según la ley 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Dato Personal calificado como público por la ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Sensible: Aquel Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Canales de Atención: Medios a través de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos.
• Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.
• Candidatos: Persona Natural que se postula para alguna de las vacantes de la Entidad o Empresas Relacionadas.
• Colaboradores / Trabajadores / Empleados: Persona Natural que está vinculada a la Entidad por medio de un Contrato Laboral o de una empresa temporal.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Vendedores / Sellers: Personas Naturales y/o Jurídicas que ofrecen sus bienes y/o servicios a través del Marketplace para ser adquiridos por los Clientes o Consumidores.
• Visitantes: Aquella Persona Natural que accede a la Instalaciones de cualquiera de las compañías.
• Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realicen de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA., o los Encargados del Tratamiento por cuenta de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Reclamo: significa la solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Consulta: Significa la solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre el Titular en las Bases de Datos de las Compañías.
• Transferencia: Consiste en el envío de los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento en los términos de la Ley 1581 de 2012.
• Consulta: Es la comunicación de los Datos Personales al Encargado del Tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con la finalidad de la realización de un Tratamiento por el Encargado del Tratamiento por cuenta de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA.

• Principio de Legalidad en el Tratamiento de Datos: El tratamiento de datos debe cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables en Colombia y otras normativas relacionadas.
• Principio de Seguridad: Se deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales y prevenir su alteración, pérdida, acceso no autorizado o uso fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas involucradas en el tratamiento de datos personales deben mantener la confidencialidad de la información, incluso después de finalizar su relación con las actividades relacionadas con el tratamiento. Solo se pueden divulgar o compartir datos personales cuando sea necesario y autorizado por la ley.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser verídica, completa, precisa, actualizada, verificable y comprensible. No se permite el tratamiento de datos parciales, incompletos o que puedan inducir a error.
• Principio de Transparencia: Los titulares de datos tienen derecho a obtener información sobre la existencia de datos personales relacionados con ellos en cualquier momento y sin restricciones.
• Principio de Finalidad: El tratamiento de datos debe tener una finalidad legítima y debe comunicarse de manera previa, clara y suficiente al titular. No se permite la recopilación de datos sin un propósito específico.
• Principio de Libertad: La obtención y divulgación de datos solo se permite con el consentimiento explícito e informado del titular, a menos que exista una disposición legal o judicial que lo permita. En todos los casos, se debe proporcionar información clara y anticipada al titular sobre los propósitos del tratamiento de los datos.
• Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

Estos principios buscan garantizar el respeto y la protección de los derechos de privacidad de los titulares de datos personales y asegurar que el tratamiento de dichos datos se realice de manera ética y legal.

GRUPO EMPRESARIAL SANDRA cuenta con una estructura administrativa y operativa al interior de la organización, encargada de la gestión y protección de datos personales.

Los datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores y terceros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y sus empresas integradas., serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y serán aplicables de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA., por terceros.

Para las finalidades descritas a continuación, GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y sus empresas integradas, podrán: Recoger, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir, transmitir y custodiar los datos personales de los Titulares, como Responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero que tenga vínculo comercial con GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y/o sus empresas integradas, sea que opere o no en otro país para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado conforme a las finalidades siguientes y las que sean autorizadas por los Titulares.

Los Datos Personales que serán objeto de Tratamiento son, pero no se limitan a:

• Datos de Identificación: Esto puede incluir su nombre, número de identificación, fecha de nacimiento y otros datos relacionados con su identidad.
• Información de Contacto: Esto puede abarcar su dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección física y otros datos que le permitan ser contactado.
• Datos de Localización: Esto se refiere a información sobre su ubicación geográfica, que puede ser obtenida, por ejemplo, a través de dispositivos móviles o direcciones físicas.
• Fotos: Esto incluye imágenes o fotografías que puedan identificarlo o estar relacionadas con su perfil.
• Preferencias, Gustos y Comportamientos de Consumo: Estos datos pueden comprender información sobre sus preferencias personales, intereses, gustos y patrones de consumo.
• Datos Inferidos o No a partir de Información Observada: Esto se refiere a datos que pueden derivarse de la información que usted proporciona o que se obtiene a través de su interacción con servicios en línea u otros medios.
• Información Demográfica: Esto puede incluir datos sobre su edad, género, estado civil y otros aspectos demográficos.
• Información Transaccional: Se refiere a datos relacionados con sus transacciones, compras, pagos y otras actividades financieras.

Estos datos son los que serán objeto de tratamiento, y su recopilación y uso estarán sujetos a los principios de protección de datos y privacidad establecidos en la legislación y la política de privacidad correspondiente.

El titular de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y sus empresas integradas., tienen los siguientes derechos, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios:

• Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S.
• Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y sus empresas integradas o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud.
• Solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, conforme al procedimiento dispuesto por GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S., para tal efecto.

GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S. garantiza el derecho de consulta, corrección, actualización y/o supresión de los datos personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Es por esto que todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en cada Compañía vinculantes, se podrán realizar a través de los canales descritos e indicados en la tabla del numeral 1 de esta Política, en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

En GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S., para la atención de solicitudes asociadas al ejercicio del derecho, el titular podrá:

• Gestionar la solicitud por la plataforma Web, Aplicaciones móviles o correo institucional.

Las solicitudes deben incluir detalles como la fecha de recepción de la consulta y la identificación del solicitante. Los reclamos deben contener la siguiente información mínima:

• Nombre e identificación del titular de los datos o de la persona autorizada.
• Una descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar a la consulta, queja o reclamo.
• Documento que acredite la identidad del titular o representación de su representante.
• La dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular para recibir respuestas e informar sobre el estado del proceso.
• Cualquier documento o evidencia relevante que se desee presentar.

GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S. gestionará la petición escalada, teniendo en cuenta los tiempos de atención establecidos por la ley de Protección de datos Personales que son:

• Reclamos: 15 días hábiles
• Consultas: 10 días hábiles

Si la solicitud resulta incompleta, se emitirá la comunicación al Titular, solicitando requisitos pendientes que contempla un tiempo no mayor a los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las inconsistencias. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el Titular no presenta la información requerida, se entenderá que ha Desistido de la solicitud y se procederá a cerrarla con este estado.

Supresión De Datos: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

El derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La supresión de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S. debe realizar operativamente la supresión. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo a la solicitud del Titular.

El GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y sus empresas integradas emplea sistemas de videovigilancia instalados en diversos lugares tanto dentro como fuera de sus establecimientos, instalaciones y oficinas. Como medida de transparencia, se comunica públicamente la existencia de estos dispositivos mediante la colocación de anuncios de videovigilancia en lugares visibles. La información recopilada a través de estos medios se utiliza con el propósito de garantizar la seguridad, mejorar los servicios y optimizar la experiencia de los visitantes en cada una de las entidades. Además, se emplea como evidencia en procesos legales ante cualquier autoridad o entidad pertinente.

Es importante destacar que el Grupo Empresarial Sandra no compartirá las grabaciones de video con terceros, a menos que exista una orden judicial o de una autoridad competente que lo requiera, o que la ley lo permita.

GRUPO EMPRESARIAL SANDRA S.A.S y sus empresas integradas adoptarán las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal que tenga acceso a los Datos Personales y/o a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en las políticas internas de cada Compañía.

El Tratamiento de los Datos Personales será desde que se obtenga la Autorización por una Compañía y hasta que ésta se disuelva y/o se liquide o, hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales, salvo solicitud de supresión o revocación de la Autorización por parte del Titular.

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: https://almacensandra.com.co,

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.

Esta política tendrá una versión resumida, puesta en conocimiento de la ciudadanía en general y usuarios de los servicios de la Entidad, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes.